Cinco curiosidades sobre a Coged da MGS

Conheça os bastidores do setor que cuida da gestão documental da empresa e de seus clientes

Publicado em 25/08/2025 12:59

Você já parou para pensar para onde vão os milhares de documentos produzidos diariamente por uma empresa do porte da MGS e pelos clientes que ela atende? A resposta está na Coordenadoria de Gestão de Documentos (Coged), um setor essencial para a organização, a preservação e a segurança das informações.

Localizada em Contagem, a Coged é responsável pela gestão física e digital dos documentos gerados por diversos órgãos públicos e pela própria MGS. Muito além da simples guarda de arquivos, o setor adota práticas modernas, protocolos de segurança e iniciativas de preservação para garantir que cada documento cumpra seu ciclo de vida corretamente.

Confira abaixo cinco curiosidades que mostram a importância e a complexidade da atuação da Coged:

1. Mais de 237 mil caixas containers arquivadas
Atualmente, o acervo da Coged conta com mais de 237 mil caixas de documentos organizados, classificados e armazenados conforme as normas arquivísticas. Esse volume cresce diariamente, exigindo planejamento e constante atualização dos métodos de arquivamento.

2. Limpeza diária e dedetização regular
Para manter a integridade física dos documentos, a Coged realiza diariamente a varrição e limpeza dos espaços que abrigam os documentos. Além disso, é feita a dedetização periódica para evitar danos causados por insetos e roedores. 

3. Espaços dedicados para documentos especiais
Nem todos os documentos são iguais. Alguns exigem condições especiais de armazenamento, como arquivos sigilosos, históricos ou de longa retenção. Para isso, a Coged conta com salas climatizadas e ambientes com controle de temperatura e umidade, garantindo a guarda segura desses materiais.

4. Documentos com mais de 70 anos 
Entre os registros mantidos pela Coged estão documentos que datam de mais de sete décadas. Esses materiais são preservados tanto por seu valor histórico quanto por obrigações legais, e representam parte importante da memória institucional da MGS e também do Estado de Minas Gerais.

5. Serviço de proteção e prevenção contra perdas
A segurança da informação também é prioridade. A Coged adota um conjunto de ações preventivas contra perdas e acidentes, como uso de um sistema moderno de prevenção e combate a incêndio, sinalização de emergência, treinamento de equipe - com brigada de incêndio e Cipa - e controle de acesso aos ambientes de arquivo. Tudo isso para proteger esses itens valiosos e que contam muitas histórias.

Memória viva e estratégica
A atuação da Coged é estratégica para a MGS. Ao garantir a organização e preservação dos documentos, o setor contribui diretamente para a transparência, a eficiência e a segurança das operações da empresa e de seus clientes. 

Além da guarda física, a coordenadoria também participa da digitalização de arquivos, gestão eletrônica de documentos e apoio na elaboração de instrumentos de controle, como tabelas de temporalidade e planos de classificação.

Sobre a MGS
A MGS – Minas Gerais Administração e Serviços S.A. – é a maior empresa pública de prestação de serviços do estado de Minas Gerais, com mais de 34 mil colaboradores. Atua em mais de 200 municípios mineiros e também no Espírito Santo, oferecendo soluções em gestão, apoio administrativo, limpeza, conservação, segurança, logística, manutenção, entre outras áreas. A empresa tem como missão apoiar a Administração Pública com eficiência, transparência e qualidade, contribuindo para a melhoria da prestação de serviços à sociedade.


 

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por Christiano