Conheça a Gestão de Documentos da MGS
Infraestrutura e tecnologia para gerir os mais diversos documentos públicos
Publicado em 24/05/2018 11:06 - Atualizado em 24/05/2018 11:43
Gestão de Documentos da MGS
A Gestão de Documentos da MGS é um dos cinco serviços que a empresa presta aos seus diversos clientes e está localizada em uma unidade própria, com uma infraestrutura de alta qualidade e tecnologia. O serviço prestado pela Gestão de Documentos tem como objeto a prestação de serviço de organização e gerenciamento de arquivos físicos e digitais de órgão públicos.
A administração do serviço fica sob a responsabilidade da Coordenadoria de Gestão de Documentos (Coged), que está localizada dentro da Superintendência de Operações (Suoper) e da Diretoria de Negócios (Dineg). Os números desse serviço são bastante expressivos: são mais de 21.5000 contêineres, 600.000 caixas box, além de uma área climatizada para armazenamento de mídias e mapas, com amplo acervo registrado.
Contando com 70 empregados para execução dos trabalhos, a Coged fica situada na unidade MGS em Contagem e os processos ali executados envolvem recebimento e transporte de arquivos, digitalização, indexação, consultoria, cópia digital e física, além da guarda e organização de documentos em geral.
De acordo com João Otávio, superintendente de Operações, a demanda para este formato de serviço é crescente. “Levando em consideração a dinâmica de mercado, percebe-se um expressivo acúmulo de informações e dados, os quais devem ser corretamente gerenciados para melhor desempenho das tarefas atreladas a cada tipo de negócio, sendo extremamente necessário saber como identificar essas informações, sua localização, como e quando obtê-las”, informa.
“Assim, a MGS traz pra seus clientes comodidade e segurança, além de facilidade de acesso às informações necessárias para execução e administração dos trabalhos ligados à sua rotina”.
“A Gestão de Documentos é um dos produtos mais nobres de nossa empresa, com reconhecimento de nossos clientes. Atualmente, prestamos serviços para todos os órgãos e entidades do Estado de Minas Gerais. Tenho muito orgulho de estar à frente deste serviço, juntamente com o Coordenador Carlos Alberto e parabenizo a todos os colaboradores da Coged, pois o sucesso e resultados são inteiramente deles.”, comemora o superintendente.
A princípio, o serviço de Gestão de Arquivos e Documentos foi desenvolvido para dar suporte organizacional aos documentos da própria MGS. A partir de 2007, foi desenvolvido um projeto para ampliar o serviço de gerenciamento de arquivos e documentos para os órgãos públicos.
De acordo com Carlos Alberto, coordenador da Coged, a empresa se tornou parceira dos órgãos na manutenção da integridade física dos documentos. “Desde então, a busca pela melhoria elevou a MGS Documentos a um patamar de qualidade muito alto, sendo referência no mercado e, além disto, se tornando um espelho para as demais áreas da empresa em organização, rigoroso controle de custos e formalização e padronização de processos”, conclui o coordenador.
Serviços prestados pela Gestão de Documentos
O serviço de Gestão de Documentos traz uma série de vantagens e facilidades para os clientes, das quais podemos destacar:
- Redução do volume da massa documental nos setores;
-Redução do custo de manutenção e conservação de arquivo pelo próprio Cliente;
- Segurança dos documentos armazenados;
-Software customizado para gerenciamento de arquivos;
-Consultoria para gerenciamento de bibliotecas e arquivos;
-Acesso rápido aos documentos armazenados;
-Possibilidade de uso dos documentos digitais por diversos públicos de maneira remota;
-Eficiência administrativa;
-Contribuição para a conservação dos documentos e manutenção da memória;
-Fornecimento de mão de obra especializada (experiência de mais de 10 anos de mercado).
por Ascom MGS